Firmowe imprezy to nie tylko możliwość integracji między pracownikami i spędzenia wspólnie czasu. Dodatkowo, takie imprezy nie są wyłącznie dla pracowników, ale również partnerów biznesowych. Jest to więc również forma strategii biznesowej, która podnosi morale twoich pracowników, więc jest to raczej inwestycja w twoją firmę i zatrudnione w niej osoby. Dlatego też impreza firmowa powinna być zorganizowana z pomysłem i finezją. Event marketing dodatkowo bezpośrednio wpływa na promocję twojej firmy – warto podczas takiego wydarzenia wypromować swoje nowe produkty, idee oraz usługi. Dzięki dobrze zorganizowanej imprezie firmowej, status naszej firmy z pewnością zyska na wartości. Organizacja takiej imprezy wymaga jednak odpowiedniego zaplanowania i skoordynowania, ponieważ składa się na nią wiele elementów. Od czego zacząć, by twoja impreza wyglądała profesjonalnie i jednocześnie zaproszeni na nią goście świetnie się bawili?
Plan organizacyjny imprezy firmowej
Event firmowy i jego organizacja nie jest najłatwiejszym przedsięwzięciem, chyba że mamy w tym spore doświadczenie. Wtedy działamy według określonego schematu. Taki schemat za każdym razem warto sobie zorganizować, ponieważ łatwiej będzie nam wszystko przygotować. Więc na czym warto skupić się na samym początku?
- Data i cel imprezy: po co organizować imprezę, kiedy nawet nie mamy ustalonego terminu? Gdy termin został ustalony, wybieramy cel imprezy. Warto sobie odpowiedzieć na pytanie, czy organizujemy imprezę integracyjną, produktową, świętującą sukces firmy lub rocznicę jej założenia czy podsumowującą szkolenia. Celów i powodów organizacji takiej imprezy może być naprawdę wiele, dlatego określenie tego naprawdę może nam pomóc.
- Goście: druga bardzo ważna sprawa, ponieważ ustalając ilość osób, jaka zostanie zaproszona na event, będziemy mogli zacząć szukać odpowiednio dużego lub mniejszego lokalu. To samo tyczy się szkoleń, w tym wypadku dobrze wybrać miejsce posiadające w swojej ofercie wiele różnych pomieszczeń: sale konferencyjne, koncertowe czy klubowe.
- Budżet: każda impreza ma budżet. Określenie go pomoże w wyborze np. atrakcji dla gości, menu, szkoleniowców, DJ i innych naprawdę istotnych rzeczy. Wiadomo, że im większy budżet tym lepiej, ponieważ zapewni nam to większą swobodę działania.
- Miejsce: wybór lokalu jest ściśle powiązany z wyżej wymienionymi rzeczami. Dobrze jest wybrać lokal przygotowany na każdą ewentualność, w którym mogą odbyć się wszystkie rodzaje imprez: masowe gale, wydarzenia plenerowe, koncerty, niewielkie spotkania artystyczne, ekspozycje i sympozja czy bankiety. Możecie zapytać: dlaczego? Odpowiedź jest banalnie prosta – lokal, który organizował wielką imprezę masową, bez problemu poradzi sobie z każdą imprezą firmową. Sugerujmy się jednak doświadczeniem, czasami prestiżem, wyglądem i lokalizacją.
- Jedzenie: teoretycznie ten punkt mógłby się znajdować wyżej, jednak bez ludzi, budżetu i miejsca, jedzenia również nie będzie. W tym wypadku jedzenie poniekąd jest uzależnione od lokalu, który wybraliśmy. Nie wszystkie lokale zgodzą się na oddzielny catering, co według nas jest zrozumiałe. Jeżeli miejsce twojej imprezy może zapewnić ze swojej strony pełny catering, to warto z tego skorzystać. Pozwoli nam to na pewno zaoszczędzić pieniądze, ale również czas. Jeżeli chodzi o menu, te sprawy są zawsze dyskusyjne, dlatego dobrze jest połączyć kilka rodzajów kuchni. Żeby każdy znalazł coś dla siebie, z pewnością szef kuchni pomoże w doborze najlepszego menu.
- Dodatkowe usługi: można by pomyśleć, że najważniejsze rzeczy już mamy załatwione. Trochę w tym racji jest, jednak nie zapominajmy, by zarezerwować jeszcze DJ, który również świetnie może poprowadzić taki event, jak również fotografa. Fajnie, by po waszej imprezie został jakiś przyjemny ślad w postaci fotorelacji.
- Odpowiednia promocja: w zależności od tematyki i celu naszej imprezy, dobrze jest ją dodatkowo rozpromować, by na przykład zyskać dodatkowych sponsorów i patronów medialnych.
- Przygotuj materiały: to głównie dotyczy uczestników czy dziennikarzy, którzy przybędą na imprezę. Dobrze będzie, jeżeli dostaną program wydarzeń.
Jak widać, na dobrą imprezę składa się wiele istotnych rzeczy. W wielu z nich pomoże dobry lokal z profesjonalnymi ludźmi, którzy zapewnią wysoki standard wydarzenia.
