Centrum konferencyjne to budynek użyteczności publicznej, którego konstrukcja architektoniczna przystosowana jest do organizacji konferencji, szkoleń, seminariów, bankietów i tym podobnych wydarzeń. Podstawową różnicą pomiędzy salą konferencyjną a centrum konferencyjnym jest skala działalności. W nowoczesnych centrach znajduje się kilka sal konferencyjnych o różnym potencjale przestrzennym. Centrum konferencyjne oferuje nie tylko sale konferencyjne, ale także zaplecze cateringowe, pomieszczenia techniczne i biura oraz zapewnia pokoje hotelowe.
Centrum konferencyjne. Jaką pełni funkcję?
Nowoczesne centra konferencyjne są integralnym elementem, kształtującym współczesną turystykę biznesową. Można w nich nie tylko organizować szkolenia i konferencje, ale także przeprowadzać spotkania handlowe i narady biznesowe. Celem takich wydarzeń jest integracja ich uczestników. Nowoczesne centrum konferencyjne musi być zaprojektowane w taki sposób, aby umożliwiać swobodną wymianę informacji, poglądów i doświadczeń. Globalizacja biznesu, współpraca międzybranżowa i postęp technologiczny sprawiły, że sektor MICE (meetings, incentives, conventions and events) rozwija się wyjątkowo prężenie. Multizadaniowość nowoczesnych centrów konferencyjnych sprawia, że stają się one skutecznym narzędziem promocji miasta, aktywnie przyczyniają się do rozwoju regionu i kształtują potencjał turystyczny miasta.
Wyróżnikiem nowoczesnego centrum konferencyjnego jest przede wszystkim dogodna dostępność transportowa (zarówno lądowa, jak i powietrzna) oraz dostępność przestrzeni wystawowej. Badania wskazują, że ważna jest bliskość hoteli najwyższej klasy. Wiąże się to z faktem, że turystyka eventowa pełni funkcje reprezentacyjne dla organizatora, więc niezbyt chętnie sięga po rozwiązania budżetowe. Centrum konferencyjne pośrednio przyczynia się także do budowania wizerunku organizatora, dlatego oferowany standard wizualny i jakość obsługi muszą być na najwyższym poziomie.
Centrum konferencyjne. Jakie oferuje usługi?
Centrum konferencyjne składa się z kilku sal konferencyjnych, obszaru plenerowego oraz terenów wystawienniczych. Pomieszczenia powinny być na tyle obszerne, aby umożliwiać organizację spotkań na kilkaset osób. Bardzo istotna jest lokalizacja centrum, która powinna zapewniać dogodny dojazd i połączenie z głównymi arteriami komunikacyjnymi. Centra konferencyjne bardzo często znajdują się w pobliżu najważniejszych atrakcji turystycznych miasta, punktów handlowo-usługowych i zaplecza gastronomicznego. Zazwyczaj oferują dodatkowo usługi noclegowe, choć nie jest to regułą. Nasze centrum konferencyjne umożliwia także organizowanie koncertów, imprez klubowych, przedstawień teatralnych, widowisk open air i innych wydarzeń kulturalnych.
Nowoczesne centra konferencyjne oferują dostęp do kilku sal konferencyjnych, których głównym kryterium różnicującym jest metraż. Wielkość sali można dzięki temu swobodnie dostosować do ilości uczestników. Charakter organizowanego wydarzenia będzie determinował rodzaj ustawienia stołów. Można zdecydować się między innymi na tradycyjne ustawienie teatralne lub klasowe, w którym uczestnicy zwróceni są w stronę pulpitu dla prelegenta. Dla mniejszej ilości osób polecane jest ustawienie w kształt litery U, a dla spotkań biznesowych z równoprawnymi członkami zarezerwowany jest układ board room, czyli okrągłego stołu. Nowoczesna sala konferencyjna powinna być przystosowana do obsługi cateringowej. Posiłki i przekąski najczęściej podawane są w oddzielnym pomieszczeniu w formie bankietu stojącego. Najbardziej uroczystą formą cateringu na konferencjach jest bankiet zasiadający, wymagający ustawienia kilku okrągłych stołów i zaangażowania profesjonalnej obsługi kelnerskiej.
Sale szkoleniowe w centrach konferencyjnych muszą być odpowiednio wyposażone. Pulpity biurkowe i ergonomiczne krzesła to absolutne minimum. Niezbędne jest wyposażenie pomieszczenia w projektor multimedialny z ekranem oraz sprawny system nagłaśniający. Sprzęt audiowizualny powinien być wysokiej jakości i zapewniać rozdzielczość obrazu na poziomie FULL HD. W salce powinien być dostęp do bezprzewodowej sieci Wi-Fi. Ważna jest możliwość dowolnej regulacji dopływem światła słonecznego i w razie potrzeby, całkowitego zaciemnienia pomieszczenia. Nowoczesna sala konferencyjna to pomieszczenie klimatyzowane, którego mikroklimat i temperatura zapewniają uczestnikom optymalny komfort termiczny. Do niezbędnego wyposażenia zaliczamy także tablice suchościeralne i elektroniczne oraz flipcharty. Bardzo często budynki konferencyjne wyposażone są w mobilne ścianki działowe, dzięki którym można elastyczne aranżować przestrzeń. System mobilnych ścianek wykorzystywany jest na przykład do wydzielenia strefy jadalnej lub organizacji spotkań kuluarowych.
